Gli archivi cloud e le riunioni online ne sono la prova: in azienda il recente passaggio alla collaborazione digitale è stato un successo. Ma come si fa a comunicare in modo efficiente con fornitori, clienti e partner commerciali? Questi esempi pratici mostrano come si può beneficiare della digitalizzazione nei rapporti con l’esterno.
La crisi del coronavirus ha accelerato la digitalizzazione nelle PMI. Ma dove esattamente? Il lavoro in home office ha decretato lo svolgimento delle riunioni online e in videoconferenza, mentre gli archivi di file condivisi e i canali di chat hanno certamente facilitato e migliorato la comunicazione a distanza, permettendo ai collaboratori di mantenere un certo contatto, seppur virtuale.
Imparare dalla digitalizzazione interna
Secondo un sondaggio tra le PMI svizzere (in tedesco), il numero di collaboratori in home office è quasi quadruplicato durante il primo lockdown e un meeting su cinque si è svolto online. Così negli ultimi mesi le aziende sono diventate più digitali, almeno a livello di comunicazione interna. Probabilmente anche voi vi siete abituati a usare i vari canali digitali, scoprendone i vantaggi.
E perché non servirsene nella comunicazione e collaborazione digitale con gli attori esterni, ovvero con fornitori, partner e clienti? La posta in palio è alta in termini di efficienza, tempo e denaro.
Tre fattori interconnessi tra loro. Ma diamo un’occhiata ai dettagli e ad alcuni esempi concreti, facendo riferimento a Microsoft 365 in virtù dell’impiego diffuso delle applicazioni Office.
Raggiungere la meta invece di aspettare: una comunicazione digitale efficiente
L’efficienza lavorativa può portare alla riduzione del numero di passi verso un obiettivo o evitare sempre nuove domande. Questi esempi specifici illustrano il punto:
- Integrando la telefonia fissa con Microsoft Teams, si è disponibili ovunque. Con l’applicazione Teams sullo smartphone o sul notebook, è possibile utilizzare il proprio numero di telefono fisso anche in viaggio e aumentare la propria reperibilità. E chi non vuole essere disturbato, imposta l’inoltro automatico.
- L’integrazione telefonica permette di accedere alla rubrica centrale della propria azienda in Microsoft 365 dall’interno di Teams e chiamare le persone con un semplice clic. Occorre solo conservare gli indirizzi in un unico posto, invece che in elenchi separati per la telefonia e Office.
- Utilizzate un archivio di dati cloud condiviso per progetti comuni con aziende esterne. Così, oltre a memorizzare tutte le informazioni rilevanti in un unico posto, vi risparmiate la fatica di spedire i documenti e avete la garanzia che siano tutti sempre aggiornati.
- Impostate chat di gruppo interaziendali e riunioni online per accelerare la condivisione con tutti gli interessati.
Success Story:
SWISSCOFEL, l’Associazione svizzera del commercio di frutta, verdura e patate, utilizza la telefonia di Teams di Swisscom per la comunicazione interna ed esterna. Leggete la storia di successo per scoprire come l’associazione risparmia sulle spese di telefonia e di riunioni..
Eliminare le perdite di tempo: con le applicazioni online
Naturalmente, lavorare in modo efficiente fa anche risparmiare tempo. Ma con le soluzioni di comunicazione digitale si possono anche eliminare molti piccoli sprechi di tempo, come mostrano questi esempi:
- Se anche i vostri fornitori e partner commerciali usano Teams, vedrete la loro disponibilità nell’indicatore di stato. Così potrete ridurre il numero di chiamate a vuoto e, in alternativa, inviare un messaggio in chat.
- I sistemi online per appuntamenti e prenotazioni evitano che i collaboratori debbano interrompere il loro lavoro per occuparsi delle richieste, offrendo inoltre ai clienti la possibilità di prenotare appuntamenti al di fuori dell’orario di apertura.
Ci sono varie soluzioni per appuntamenti e prenotazioni, come MyCOCKPIT e MyLOCALINA di localsearch o Microsoft Bookings nelle versioni business di Microsoft 365.
Ridurre le spese: risparmiare con i processi digitalizzati
La digitalizzazione di certi processi vi farà risparmiare non solo tempo, ma anche denaro, grazie all’eliminazione di molte spese, come nelle situazioni seguenti:
- Inviate le fatture elettronicamente, risparmiando su forniture per ufficio, toner e affrancatura.
- In caso di riparazioni, problemi in cantiere e simili, è possibile inviare foto alle persone responsabili o mostrare la situazione in una video conferenza, permettendo al servizio di assistenza di fornire all’istante il materiale necessario ed eliminando le costose corse a vuoto.
L’aspetto migliore della collaborazione digitale con gli esterni: potrà proseguire anche quando i meeting interni riprenderanno a svolgersi nelle sale riunioni. Questo investimento è quindi utile nel breve e nel lungo termine.
La telefonia di Microsoft Teams di Swisscom
Microsoft Teams diventa un impianto telefonico: con la telefonia di Microsoft Teams è possibile effettuare e ricevere chiamate in tutto il mondo direttamente dall’app del desktop e mobile con il proprio numero di rete fissa e con la consueta qualità Swisscom. Così i vostri collaboratori oltre a comunicare in modo più efficiente, collaborano in modo più semplice attraverso le app integrate di Microsoft 365.
