Tout le monde connaît ces «bouffe-temps» qui nous déconcentrent au quotidien: notifications par e-mail, téléphones, messages sur téléphone mobile, collègues de travail qui viennent nous voir, etc.
Selon une étude de Gallup, il nous faudrait ensuite plus de 20 minutes pour nous replonger dans notre travail. Une grande partie de notre productivité en pâtit et nous avons le sentiment, à la fin de la journée, de n’avoir rien accompli.
Heureusement, des mesures simples peuvent nous aider à garder le cap et à planifier la plupart de ces interruptions, étant donné qu’il n’est pas possible de les éviter complètement. L’approche sous-jacente consiste à planifier des périodes de temps pour le travail et des périodes de temps pour les interruptions. Il existe de nombreuses techniques pour y parvenir.
Faites-vous un emploi du temps
Avant de pouvoir augmenter votre productivité, vous devez connaître précisément les distractions qui vous empêchent de vous concentrer. Etablissez pour cela un emploi du temps sur une semaine. Utilisez un outil de votre choix pour vous y aider, tel que Excel, Microsoft OneNote, du papier ou une appli. Pour déterminer le temps que vous passez à utiliser certains programmes et à surfer sur certains sites, vous pouvez aussi avoir recours à un logiciel d’enregistrement tel que RescueTime, qui est gratuit dans sa version Lite.
Après cette semaine, analysez votre «comportement temporel» et définissez les principaux facteurs de dérangement qui rythment vos journées. Vous pouvez maintenant tenter d’y remédier. La stratégie consiste, dans la mesure du possible, à planifier ces interruptions de manière ciblée au cours de la journée.
«Ne pas déranger, merci»
Ne vous laissez pas déranger en prenant quelques mesures simples:
- Mettez un casque insonorisant
- Désactivez la sonnerie de votre téléphone portable et les messages Push de tous vos appareils. Dans les options de notification de votre iPhone et de nombreux smartphones Android, activez le mode «Ne pas déranger».
- Désactivez les notifications d’e-mails. Dans Outlook, faites-le via Fichier> Options > E-mail > Réception de messages.
- Vous pourrez ainsi mieux vous concentrer sur les tâches qui vous prennent beaucoup de temps. Reportez les «petites» tâches, telles que les appels, les e-mails, etc., à un moment ultérieur que vous déterminez.
Planifiez des périodes de temps pour les e-mails
Selon une étude McKinsey, nous passons 13 heures par semaine à traiter des e-mails. Ne le faites pas entre deux tâches mais planifiez des périodes de temps, par exemple 30 minutes avant de commencer à travailler, 30 minutes après la pause de midi, etc. Le reste du temps, vous pouvez laisser votre programme de messagerie fermé si vous ne pouvez pas vous empêcher de vérifier votre courrier.
Faites des pauses
Personne ne peut travailler de manière concentrée pendant une demi-journée ou une journée entière sans faire de pause. Planifiez donc des pauses de travail dans votre quotidien. Il existe pour cela la fameuse technique Pomodoro. Vous pouvez même utiliser à cet effet l’appli correspondante. Il s’agit de respecter des périodes de 25 minutes suivies de cinq minutes de pause.
Planifiez plusieurs réunions d’affilée
Comment vous occupez-vous pendant les 30 à 60 minutes entre deux réunions? Probablement en effectuant de «petites» tâches telles que le traitement d’e-mails ou la consultation de sites Internet d’informations? Pour augmenter votre productivité, essayez si possible de planifier les réunions à la suite afin de libérer des périodes de temps plus importantes pour des tâches plus longues.
Evitez d’être dérangé(e) dans votre travail
Si vous en avez la possibilité, cherchez un endroit où vous pourrez travailler sans être dérangé(e), par exemple dans une zone de repos spécialement aménagée à cet effet dans votre bureau ou dans une pièce séparée comme un véritable bureau à domicile. Sinon, vous pouvez également adapter vos horaires de travail de manière à effectuer les tâches importantes au bureau le matin avant que le téléphone ne commence à sonner.
Peu attentif? Souvent distrait?
Trois aspects ont une influence fondamentale sur la concentration et l’efficacité: une bonne gestion du temps, la mise en place de règles du jeu claires au sein de l’équipe et la capacité à se défaire des mauvaises habitudes. Commencez dès maintenant! Notre formation en ligne gratuite de 15 minutes vous y aidera.
Article mis à jour de septembre 2016.
