Lundi matin, fin juin 2014. Environ soixante-dix personnes se rassemblent lentement dans l'une des plus grandes salles de réunion d'un bureau de Swisscom à Zurich. Il y a du café, des snacks, un système de son avec micro et une traduction en direct en anglais.

C'est le matin du premier PI Planning de Swisscom pour le premier Agile Release Train (ART) au sein de Swisscom - le TV ART.

Le TV ART

Dans ce cas, le terme "ART" a moins à voir avec l'art qu'avec l'abréviation de "Agile Release Train", un groupe d'équipes qui travaillent selon des méthodes de gestion modernes, les principes dits "agiles". Ces principes comprennent une forte concentration sur le client, une collaboration interdisciplinaire et une réduction des risques grâce à la livraison continue de résultats précieux (rendre une pièce habitable au lieu de construire toute la maison et en tirer des leçons pour les étapes suivantes).

Dans TV ART, Blue TV (anciennement Bluewin TV ou Swisscom TV) est en cours de développement : TV en direct, enregistrements TV, vidéo à la demande et bien plus encore de Swisscom, y compris le matériel TV-Box et les applications.

Les équipes TV avaient déjà commencé à travailler selon les principes agiles deux ans auparavant. La construction de la nouvelle plateforme IPTV de Swisscom s'est avérée bien trop imprévisible pour des processus de projet classiques et planifiés. La vitesse d'innovation était si élevée que nous voulions adapter nos plans en permanence, sans perdre de vue le grand objectif.

Découverte de la planification PI

Avec ces méthodes agiles, nous avions développé le produit TV jusqu'au lancement officiel du produit en avril 2014. Les processus (comment planifier, développer et tester de manière continue ? Comment travaillons-nous ensemble ?) Nous avons travaillé petit à petit.

Et puis nous sommes tombés sur les premières versions du Scaled Agile Framework, SAFe. Un modèle de processus pour les méthodes de travail agiles avec de nombreuses équipes. J'ai été fasciné : Scaled Agile a structuré un grand nombre des modèles d'organisation et des approches de planification que nous avions nous-mêmes développés.

Mais SAFe a également pris en compte de nombreux autres aspects, a formulé de nouveaux principes et a ajouté la grande idée : Rassembler tous les participants dans une pièce pour qu'ils puissent établir un plan général pour les 10 à 12 semaines à venir - ensemble : un événement appelé PI Planning.

Quand les ateliers Big Room étaient encore inconnus

Nous étions donc là en juin 2014 - la nouvelle TV2.0 sur le marché, les équipes en train de faire évoluer la plateforme, de stabiliser toutes les parties et d'ajouter de nouvelles fonctionnalités.

J'ai animé ces deux jours avec mon équipe de l'époque. Je me souviens que c'était à la fois structuré et légèrement chaotique. Nous écrivions ce que nous voulions réaliser au cours des semaines suivantes sur des notes adhésives. Nous fixions les notes en dur sur des tableaux d'affichage que chaque équipe avait dans son espace d'équipe. La pièce était bruyante parce que tout le monde parlait et planifiait ensemble - même et surtout au-delà des frontières de l'équipe.

Le processus Magic Paper

Nous avons créé le premier "Program Board" de Swisscom : la visualisation de grands projets de livraison sur l'axe du temps - et les contributions de chaque équipe.Le Program Board était un grand mur de papier que nous remplissions à nouveau de notes autocollantes. S'il y avait des dépendances, nous reliions les notes avec des fils de laine. Cette configuration basée sur le papier avait ses propres problèmes de stabilité.

Et je me souviens de la première fois où j'ai ressenti la magie de PI Planning : avoir toutes les personnes et toutes les informations ensemble dans une seule pièce. Des gens qui se serrent la main et se mettent d'accord sur leur collaboration à venir. L'équipe stratégique a clarifié les priorités, a aidé à ajuster en permanence l'ampleur du travail prévu et a pris des centaines de décisions qui auraient autrement nécessité de nombreuses réunions séparées.

Planifier de manière décentralisée et collaborative

A la fin, lorsque nous avons effectué le "vote de confiance" du premier PI Planning à main levée ("A quel point êtes-vous confiants dans le fait que nous avons créé un bon plan réaliste ? Tout le monde s'était directement engagé à faire de son mieux pour réaliser ce plan. Tout le monde avait créé le plan lui-même - pas seulement un chef de projet avec Microsoft Project.

Ce jour-là, nous avons ajouté beaucoup de démocratie à notre processus de planification.Pendant presque dix trimestres à partir de mi-2014, PI Planning est resté quelque chose que seule la TV ART faisait. Les ART suivantes n'ont commencé à le faire que vers 2016/2017.

Le lien humain

Très tôt, nous avons invité des fournisseurs au TV PI Planning. Ces partenaires avaient déjà travaillé ensemble sur des projets pour de nombreuses entreprises internationales de télécommunications. Ce n'est que lors du Swisscom PI Planning que beaucoup d'entre eux se sont rencontrés pour la première fois.

Au fil du temps, de nombreuses entreprises suisses ont assisté au TV PI Planning. Elles voulaient comprendre comment ce processus de planification collaboratif pouvait aussi les aider dans leurs projets complexes et dynamiques. Beaucoup l'ont même essayé par la suite.

Benchmarking : est-ce que nous le faisons bien?

Nous avons également parcouru l'Europe pour parler de notre méthode de travail avec d'autres fournisseurs de télécommunications.

Bien que nous n'ayons jamais été en mesure de réaliser des études comparatives officielles, nous avons découvert, en discutant autour d'une machine à café, que Swisscom était en tête dans pratiquement tous les aspects : satisfaction des clients, Time to Market, (petite) taille de l'équipe, part de marché, marge bénéficiaire. Et en règle générale, nous étions très nettement en tête.

Nos méthodes de planification et de travail agiles y ont probablement joué un rôle.

La planification PI est-elle en train de gagner du terrain?

Fast forward en 2024. Dix ans après le premier PI Planning, le développement numérique des produits chez Swisscom se déroule toujours selon des rythmes de planification de 10 à 12 semaines, avec aujourd'hui plus de 50 ART.

A la fin de chaque PI, les équipes se réunissent pour vérifier ce qu'elles ont accompli, pour examiner et ajuster leur façon de travailler et pour planifier le cycle suivant.Je suis toujours étonné de la valeur que crée une planification PI bien menée : le rythme de la prise de décision, l'obtention d'un accord solide sur un plan commun auquel tout le monde a contribué.

Même si nous devons viser la plus grande indépendance possible des équipes, la planification PI aide lorsque plusieurs équipes doivent se coordonner. Tu obtiens ainsi plus rapidement de meilleurs résultats.

Pas seulement un processus

Et bien sûr, il y a aussi des inconvénients.

Je me souviens qu'en 2018, j'ai été invité à un PI Planning "secret" : Les équipes venaient de terminer le PI Planning "officiel" et m'ont dit : "C'était juste du théâtre. Nous n'avons aucune dépendance avec les personnes de l'autre planification PI. Mais personne ne veut entendre ça. C'est pourquoi nous faisons une deuxième planification avec les personnes avec lesquelles nous devons vraiment nous coordonner".

Heureusement, nous avons pu remédier à cette situation un peu folle (parfois, nous sommes aussi une grande entreprise étrange) peu de temps après.Et récemment, un collègue m'a dit qu'ils n'abordaient jamais les vrais problèmes dans leur planning, car les mauvaises nouvelles ne sont pas acceptées. Ils se contentent de passer en revue quelques listes de manière mécanique. Les risques ne sont pas pris en compte. Tu peux imaginer les conséquences.

La planification PI n'est donc pas seulement un processus que l'on peut exécuter mécaniquement "comme ça". Il faut une culture de la confiance, de la curiosité et de l'engagement. Elle nécessite une culture saine.Cette culture, je la vois tous les jours chez Swisscom - à quelques exceptions près - et elle m'enthousiasme toujours autant.

Aux dix prochaines années

Je suis très reconnaissant d'avoir eu l'opportunité de commencer la planification collaborative des grandes salles chez Swisscom il y a dix ans. Je suis reconnaissant que notre culture à TV ART ait permis une discussion honnête et ouverte de sujets même problématiques. Cela a porté ses fruits, c'était amusant, et c'est ce que je souhaite aux autres dans leur environnement de travail.

Est-ce que nous ferons toujours PI Planning dans dix ans ? Serons-nous alors dans un état où tout se déroule en continu et où il n'y a plus de dépendance ? Des agents IA qui font tout le travail à notre place ? Peut-être. Et peut-être que cela aura encore un sens de se réunir tous les quelques mois pour raconter une histoire commune et faire des plans ensemble.

Simon Berg

Simon Berg

Director of Engineering - Data, Analytics & AI

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