Outlook Aujourd’hui, aperçu des messages, actions rapides, personnaliser l’affichage
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Voici comment personnaliser Outlook en fonction de vos besoins

Microsoft Outlook est une plaque tournante puissante pour la planification du travail. E-mails, calendrier et tâches sont regroupés en un seul et même endroit. Certains utilisateurs en viennent même à oublier l’étendue des fonctionnalités proposées. Gardez une vue d’ensemble grâce aux dossiers de recherche, aux actions rapides et aux vues personnalisées. Ces astuces vous montrent comment procéder.

L’outil Microsoft Outlook d’Office 365 est aussi puissant que complexe. Les nombreuses fonctions de messagerie électronique, de planification de rendez-vous et de gestion des tâches font du logiciel une plaque tournante de la journée de travail. Pourtant, parvenir à utiliser efficacement Outlook peut se révéler fastidieux. Ces astuces vous aideront à obtenir une vue d’ensemble et à automatiser les tâches répétitives. En d’autres termes, elles vous aideront à personnaliser Outlook pour vous permettre de tirer pleinement parti de cet outil puissant.

Rédiger rapidement des e-mails grâce à l’aperçu des messages

L’affichage des e-mails sur trois colonnes a fait ses preuves: dossiers, e-mails, contenu des e-mails. L’option de menu «Affichage > Aperçu du message» vous permet de déterminer le nombre de lignes à afficher dans la colonne Messages. Afficher deux lignes s’avère être un compromis intéressant entre besoin d’espace et volume d’informations.

Outlook: aperçu des messages
L’aperçu des messages dans Outlook permet de consulter rapidement un e-mail.

Personnaliser l’affichage dans Outlook

L’option de menu «Affichage > Changer l’affichage > Gérer les affichages» vous permet, entre autres, de mettre en évidence des e-mails avec la mise en forme conditionnelle, de personnaliser les règles de tri ou de modifier la taille de la police dans l’aperçu du message. Pour ce faire, cliquez sur «Modifier > Autres paramètres» dans l’affichage actuel.

Outlook: changer l'affichage
Les paramètres d’affichage d’Outlook vous permettent, entre autres, de modifier l’apparence du texte.

Vous pouvez définir la police et la taille du texte dans la rubrique «Aperçu des messages». Si le changement ne vous convient pas, vous pouvez rétablir l’affichage par défaut.

Les rendez-vous et les tâches en un coup d’œil

Il est pratique de pouvoir bénéficier d’un aperçu de ses rendez-vous et de ses tâches dans la liste des messages d’Outlook. Pour ce faire, cliquez sur l’icône «Barre des tâches» dans l’onglet de menu «Affichage», puis sélectionnez les entrées souhaitées, telles que «Calendrier» et «Tâches». Outlook affiche désormais un aperçu rapide des tâches et des rendez-vous dans la colonne de droite.

La barre des tâches d’Outlook
Consultez vos e-mails, rendez-vous et tâches en un coup d’œil grâce à la barre des tâches d’Outlook.

Vous pouvez configurer la barre des tâches séparément pour chaque affichage Outlook (Calendrier, Contacts, etc.). Dans la vue du calendrier, vous pouvez afficher les tâches en cours et les tâches en retard via l’option de menu «Affichage > Liste des tâches quotidiennes». Bénéficier d’une vue d’ensemble de vos rendez-vous vous permettra de désactiver les notifications d’Outlook et vous aidera à mieux vous concentrer sur votre travail.

Microsoft 365: le pack Office complet pour les PME

Microsoft 365: guide pour les PME

Microsoft 365 est bien plus que Word et Excel. Le pack comprend un large éventail d’applications et de services cloud pour la production, la communication, la collaboration, la planification et l’organisation. Le stockage central et sécurisé des documents dans le cloud et les fonctions pratiques d’organisation des tâches et des rendez-vous dans toute l’entreprise rendent la collaboration plus facile et plus efficace. Le guide montre l’interaction des applications dans la pratique et aide à faire les premiers pas dans l’introduction de Microsoft 365.

Filtrer les messages dans Outlook avec les dossiers de recherche

Un dossier de recherche affiche les messages et les tâches répondant à des critères spécifiques. Vous pouvez par exemple filtrer les messages provenant d’un expéditeur spécifique.

Pour créer des dossiers de recherche, accédez à l’onglet de menu «Dossier». Sélectionnez les critères appropriés et cliquez sur «Ok». Le dossier de recherche correspondant apparaît dans la liste des dossiers avec tous les éléments répondant aux critères de filtrage (par exemple: e-mails non lus ou marqués pour le suivi).

Dossiers de recherche et sous-dossiers

Il est probable que vous stockiez vos e-mails dans des sous-dossiers. Les dossiers de recherche introduisent un niveau de tri supplémentaire. Par exemple, si vous stockez des e-mails dans des sous-dossiers de projets, vous pouvez utiliser un dossier de recherche pour afficher tous les e-mails de tous les projets marqués pour le suivi.

Si vous organisez votre travail selon la méthode «Getting Things Done», vous avez probablement organisé vos différentes listes de tâches par catégorie («@Bureau», «@Téléphone», etc.). Les e-mails sont quant à eux stockés dans les sous-dossiers de projets. Vous pouvez maintenant «reproduire» vos listes de tâches dans votre boîte de réception en spécifiant une catégorie comme critère de recherche.

L’avantage d’un dossier de recherche: en règle générale, les recherches sont également effectuées dans les sous-dossiers. Vous pouvez modifier ce paramètre en effectuant un clic droit sur un dossier de recherche, puis en sélectionnant «Personnaliser ce dossier de recherche». Cliquez sur «Parcourir» dans la boîte de dialogue et sélectionnez les dossiers souhaités ou désactivez l’option «Rechercher dans les sous-dossiers».

Les dossiers de recherche Outlook
Les dossiers de recherche Outlook affichent les e-mails et les tâches en fonction de critères sélectionnés. Pratique!

Automatiser des tâches avec les actions rapides

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Courrier lu, tâche reconnue comme terminée, courrier déplacé dans le sous-dossier approprié à l’aide de la souris: ces tâches répétitives peuvent être automatisées avec les actions rapides d’Outlook et exécutées en toute simplicité à l’aide d’une combinaison de touches. Les actions rapides accomplissent des tâches similaires aux règles, mais sont déclenchées manuellement par un clic de souris ou une combinaison de touches.

Dans l’onglet de menu «Accueil», cliquez sur la double flèche «Autres» à droite des actions rapides prédéfinies pour créer une nouvelle action rapide. Si besoin, vous pouvez combiner plusieurs actions. Dans notre exemple, nous nous contenterons de déplacer les e-mails marqués vers le dossier «@Terminé» (l’arobase est utilisée pour le tri dans la liste des dossiers) et de les marquer comme lus.

Si vous affectez une combinaison de touches à une action rapide, vous pouvez déclencher rapidement l’action à l’aide du clavier.

Raccourcis clavier utiles pour Outlook

Ces raccourcis clavier vous aideront à naviguer plus rapidement dans Outlook. La touche «CTRL» (ou «STRG» pour «Steuerung» sur certains claviers) correspond à la touche de contrôle.

  • CTRL-1 passe à l’affichage des e-mails
  • CTRL-2 passe au calendrier
  • CTRL-3/4/5 passe aux contacts, aux tâches ou aux notes
  • CTRL-SHIFT-i passe à la boîte de réception (Inbox) et donc à l’affichage des e-mails
  • CTRL-T dans l’affichage du calendrier: montre la date du jour

Microsoft offre un bon aperçu des raccourcis clavier Outlook sur son site d’assistance.

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