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Signer valablement par voie électronique

Signer valablement par voie électronique

Presque tout est numérique. Sauf la signature.

Et tout à coup, tout doit fonctionner par voie numérique. Ces dernières semaines, la crise du Covid-19 a fait faire un grand pas en avant à la numérisation. La signature électronique valide de documents reste toutefois un problème épineux pour les entreprises, les autorités et les particuliers. Digital Deals Sign le résout en 5 minutes.
Florian Maag, Communication Consultant
04 mai 2020

Que ce soit pour configurer l’ordinateur en vue du télétravail, construire une boutique web, déposer sa candidature en ligne ou demander une livraison à domicile, les élèves, les parents, les grands-parents, les très petites entreprises, les grands groupes et les autorités ont eu fort à faire pour combler leur retard en matière de numérisation au cours des dernières semaines de la crise du Covid-19. Mais comment signer valablement un document par voie électronique sans le numériser, le photocopier ou avoir recours à la Poste? Beat Steiner, fondateur d’Ajila, une filiale de Swisscom, et Roger Wüthrich-Hasenböhler, Chief Digital Officer, expliquent le fonctionnement de Digital Deals Sign.

Signer un papier prend quelques secondes. Toute la procédure est cependant pénible, en particulier lorsqu’il faut en plus respecter la distanciation sociale. Comment est-ce que cela fonctionne en ligne, en cinq minutes seulement?

Beat: La procédure est la suivante: ouvrez https://www.ajila.com/digital-deals-sign/, téléchargez le document à signer au format PDF et saisissez quelques données personnelles, comme votre numéro de téléphone portable. Vous pouvez ensuite signer le document en un clic ou inviter d’autres personnes à le signer. Elles sont averties par e-mail. Saisissez un code que vous recevez par SMS ou un code Mobile ID pour confirmer, le document est alors valablement signé. Mais regardez la vidéo, c’est le plus simple et le plus rapide.

Suis-je ensuite enregistré sur la plate-forme et mon document y est-il stocké?

Beat: Non, il n’est pas nécessaire de s’enregistrer ni d’installer un logiciel et le document n’est pas stocké.

Quels documents ou contrats puis-je signer sur cette plate-forme?

Nous proposons les deux niveaux les plus élevés de signature électronique: la signature électronique avancée dès maintenant et la signature électronique qualifiée prochainement. Le code Mobile ID permet d’attester de la signature correspondante. Il n’existe pas plus simple actuellement. Il n’existe aucune prescription légale quant à la forme de la plupart des contrats en Suisse. Il est par conséquent possible de conclure valablement des contrats au moyen de signatures électroniques du type de la signature électronique avancée.

Ajila et Swisscom ont développé cette nouvelle solution en trois semaines, mais le problème existait déjà auparavant. Pourquoi est-ce que tout est allé soudain très rapidement?

Roger Wüthrich-Hasenböhler: La demande et la nécessité nous y ont poussés. La société Ajila, dans laquelle nous possédons une participation, a également contribué de manière décisive à la réalisation rapide. Pour commencer par le commencement, nous avons réfléchi à la manière dont nous pourrions aider les entreprises suisses et les autorités dans cette situation de crise due au Covid-19 avec notre filiale. En effet, Swisscom propose déjà des services de signature aux banques et aux grandes entreprises. Pour les opérations bancaires, elle propose la possibilité d’une signature numérique qualifiée au moyen de l’identification par vidéo. D’autres secteurs peuvent d’ailleurs utiliser cette possibilité depuis le 1er avril grâce à la modification temporaire de l’ordonnance sur la signature électronique décidée par la Confédération (cf. encadré). La demande a ensuite considérablement augmenté au cours des dernières semaines. Nous voulions que les particuliers et les petites entreprises puissent bénéficier le plus simplement possible de la signature électronique sans intégration dans des processus existants, sans informatique et sans contrat de service. C’est là qu’intervient Ajila: depuis 17 ans, elle aide les entreprises à dématérialiser les formulaires afin de numériser des processus souvent complexes, d’améliorer leur efficacité et leur convivialité. De nombreuses entreprises ont signalé à Ajila que les tâches administratives représentaient un obstacle à l’heure actuelle et que la signature des documents et des contrats prenait notamment du retard. À nos yeux, la solution était évidente.

Beat: J’étais persuadé qu’une réalisation rapide était possible grâce à notre expérience. Nous avons défini le concept, développé une première version de la plate-forme et mise à disposition en deux semaines. Nous avons vraiment travaillé en mode start-up avec plusieurs boucles de feed-back et modification immédiate de la solution. Nous avons bien entendu tiré grand profit de l’expertise de Swisscom Trust Services en matière de signature numérique.

Roger, tu as mentionné que Swisscom proposait également d’autres services de signature électronique. Quelles sont les différences par rapport à Digital Deals Sign?

Roger: Swisscom Trust Services et Digital Identification & Signing permettent la signature électronique qualifiée dans le cas d’exigences formelles élevées, comme l’ouverture d’une nouvelle relation bancaire. Digital Deals Sign s’adresse aux petites PME et aux particuliers qui souhaitent signer valablement des documents de manière simple et rapide sans intégrer cette étape à leurs processus ou conclure des contrats de service avec nous.

La plate-forme est en service depuis dix jours. Qui utilise Digital Deals Sign?

Beat: Selon nous, l’offre s’adresse principalement aux entreprises et aux autorités suisses Les particuliers et les raisons individuelles peuvent bien entendu utiliser ce service également, ils peuvent très simplement charger les documents sur la plate-forme et les signer. L’offre est très utilisée et des centaines de documents ont été signés en peu de temps. Nous augmentons le nombre de transactions chaque jour et nous avons déjà des contacts avec quelques entreprises qui souhaitent introduire cette solution pour elles.

Combien coûte la signature d’un contrat?

Beat: L’offre est gratuite jusqu’à fin mai 2020. Notre objectif consistait à proposer une solution aux entreprises et aux PME suisses le plus rapidement possible. De nombreuses entreprises souffrent des conséquences de la crise due au Covid-19 en ce moment et nous avons donc opté pour une offre gratuite dans un premier temps. Nous lancerons une offre payante lorsque la crise s’apaisera.

Le terme «Digital Deals» laisse à penser qu’il ne s’agit pas uniquement de signature. Quelles possibilités la plate-forme propose-t-elle?

Beat: De nombreuses autres! L’objectif de Digital Deals consiste à devenir la plaque tournante suisse en matière de formulaires. Nous pouvons par conséquent numériser tout besoin ou processus métier qui collecte des informations à partir de formulaires ou sur papier. Digital Deals permet aux entreprises d’augmenter leur taux de transformation et de proposer une expérience numérique moderne à leurs clients. Nous (Ajila et Swisscom) numérisons les formulaires pour la vie...

Services déjà en place pour la signature électronique qualifiée

Depuis des années, Swisscom propose à ses grands clients, comme les banques, les assurances et d’autres prestataires de services, deux services qui ont fait leurs preuves pour la conclusion valable de contrats électroniques:

  • · le Signing Service de Swisscom Trust Services est un service cloud de signature électronique valable et d’horodatage de documents ainsi que de fichiers. La signature électronique permet de garantir l’intégrité ou l’authenticité de fichiers à un cocontractant ou au législateur. Les cas d’utilisation de la signature sont pris en charge conformément à la loi sur la signature électronique (SCSE), au règlement de l’UE (eIDAS) et à l’ordonnance sur l’archivage électronique (Olico). Seules les valeurs de hachage sont transmises pour la signature, et non les documents. En savoir plus
  • · Le Digital Identification & Signing Service permet d’identifier à distance un utilisateur final grâce à l’identification par vidéo, pour ensuite apposer une signature électronique qualifiée (QES). L’utilisateur final doit disposer d’un terminal vidéo à cette fin et disposer d’une pièce d’identité lui permettant d’entrer en Suisse. L’identification par vidéo prend moins de cinq minutes et les données de l’utilisateur sont ensuite fournies au format numérique. Il est possible de signer par voie électronique après l’identification numérique. Vous pouvez choisir la signature avancée ou qualifiée en fonction du cas d’utilisation, cette dernière est équivalente à une signature manuscrite. En savoir plus 

Modification temporaire de l’ordonnance sur la signature électronique

La signature électronique valable de certains contrats, comme les contrats de travail ou les décisions du CA, requiert une signature électronique dite qualifiée. Les signataires doivent toutefois se présenter personnellement auprès d’un service d’enregistrement pour se faire identifier à l’heure actuelle, en général. La Confédération a assoupli cette ordonnance le 1er avril 2020. Depuis cette date, les signataires peuvent s’identifier par vidéo en temps réel, cette possibilité n’est plus limitée au secteur financier. Il faut toutefois que l’identification soit opérée dans le cadre d’une procédure respectant les exigences de la loi sur le blanchiment d’argent ou d’une procédure qui a été évaluée dans un État membre de l’Union européenne en vertu du règlement correspondant de l’UE (n° 910/2014). En savoir plus

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