Innovation

Publications mit SAP Business Objects und Crystal Reports

Viele Anwender der SAP BusinessObjects Architektur sind sich nicht bewusst, wie die Reports-Veröffentlichung, oder auch "bursting" genannt, funktioniert. Oft ist es sogar so, dass man diese bereits integrierten Services gar nicht kennt.

Oliver Maegert, Analytics Consultant
20. Februar 2018

Durch die Veröffentlichung werden Dokumente wie Crystal-Reports-Berichte und Web-Intelligence-Dokumente automatisch per E-Mail oder FTP verfügbar gemacht, auf der Festplatte gespeichert und über die BI-Plattform verwaltet (zur Webanzeige, zum Archivieren, zum Abrufen und zur zeitgesteuerten Verarbeitung).

Sie können Dokumente im BI-Launchpad oder der Central Management Console (CMC) in der Plattform für verschiedene Benutzer und Empfänger anpassen, für die Ausführung in bestimmten Intervallen terminieren und an verschiedene Ziele senden, einschließlich BI-Posteingänge und E-Mail-Adressen.

Dieser automatisierte Vorgang kann präzise und termingerecht geplant werden und ersetzt somit die manuelle Veröffentlichung.

Was ist eine Veröffentlichung?

Bei einer Veröffentlichung handelt es sich um eine Zusammenstellung von Dokumenten, die an ein breites Publikum verteilt werden sollen. Vor der Verteilung der Dokumente definiert der Publisher die Veröffentlichung mithilfe einer Reihe von Metadaten. Die Metadaten umfassen die Quelle der Veröffentlichung, ihre Empfänger und persönliche Einstellungen.

Mithilfe von Veröffentlichungen können Informationen in einem Unternehmen effizienter gesendet werden: Beispiel:

Anhand von Veröffentlichungen können Informationen schnell und einfach an Benutzer oder Benutzergruppen gesendet und für jeden Benutzer bzw. jede Gruppe personalisiert werden.
Über ein kennwortgeschütztes Portal, ein Intranet bzw. Extranet oder über das Internet werden mit Veröffentlichungen auf Gruppen oder Gruppen zugeschnittene Geschäftsinformationen bereitgestellt.
Dadurch wird die Anzahl von Datenbankzugriffen verringert, da Benutzer nicht selbst Bearbeitungsanforderungen senden müssen.

Sie können verschiedene Arten von Veröffentlichungen basierend auf Crystal-Reports-Berichten oder Web-Intelligence-Dokumenten erstellen.

Das Veröffentlichen allein reicht natürlich nicht. Zuvor benötigt es einen Bericht, welchen man Veröffentlichen kann! Da hilft SAP Crystal Reports.

Crystal Reports

Durch die Digitalisierung hat die Anzahl business-relevanter Daten massiv zugenommen. Daher ist es für ein Unternehmen heutzutage immer wichtiger, über ein verlässliches Berichtswesen zu verfügen, das in der Lage ist, benötigte Daten für eine Vielzahl von Anwendungsfällen schnell und vollständig zur Verfügung zu stellen.

Genau dies bietet SAP Crystal Reports. Die Software dient im Wesentlichen der Gestaltung von Berichten. So erlaubt die Reportsteuerung, Berichte in verschiedenen Formaten auszugeben bzw. zu erzeugen. Dafür wird in der Regel eine Steuerungssoftware entwickelt, die entsprechend der Anforderungen einzelne Berichte erzeugt und weiterverarbeitet. Crystal Reports bietet jedoch von Grund auf eine vollständige Integration in die SAP Business Objects Suite, so dass es möglich ist, nahezu den vollen Funktionsumfang des Programms in die Steuerungssoftware zu integrieren. Diese voll umfängliche Integration wäre zum Beispiel mit einem anderen Reporting-Tool wie Tableau nicht möglich.

Crystal Reports ist in der Lage, simple Berichte wie auch extrem detaillierte Reports zu erstellen. Durch diese breit gefächerte Veranlagung ist Crystal Reports sowohl für ungeübte Benutzer, wie auch für Benutzer mit jahrelanger Erfahrung geeignet.

Dynamische Empfänger

Dynamische Empfänger sind Veröffentlichungsempfänger, die in der BI-Plattform keine Benutzerkonten haben, jedoch über Benutzerinformationen in einer externen Datenquelle wie einer Datenbank oder einem LDAP- oder AD-Verzeichnis verfügen.

Um eine Veröffentlichung an dynamische Empfänger zu verteilen, verwenden Sie eine dynamische Empfängerquelle. Dies ist ein Dokument oder ein benutzerdefinierter Datenprovider, der Informationen zu den Empfängern der Veröffentlichung außerhalb der BI-Plattform bereitstellt. Sie können je Veröffentlichung eine dynamische Empfängerquelle verwenden, um eine direkte Verknüpfung mit einer externen Datenquelle herzustellen und die aktuellen Daten für dynamische Empfänger abzurufen. Dynamische Empfängerquellen senken die Verwaltungskosten, da Sie keine BI-Plattform-Benutzerkonten für dynamische Empfänger erstellen müssen, bevor Sie Veröffentlichungen an sie verteilen.

Personalisierung

Nun da man alle Bausteine kennt, kann man sich im nächsten Schritt der Personalisierung des Reports widmen.

Personalisierung beschreibt die Filterung von Daten in Quelldokumenten, sodass nur relevante Daten für Empfänger der Veröffentlichung angezeigt werden. Bei der Personalisierung wird die Ansicht der Daten geändert, ohne jedoch die aus der Datenquelle abgefragten Daten zu ändern oder zu sichern.

Die folgende Abbildung veranschaulicht die Funktionsweise der Personalisierung. Ein nicht personalisierter Bericht zum Beispiel enthält die Datentypen 1, 2 und 3. Wenn Personalisierung auf den Bericht angewendet wird, erhalten die Benutzer nur die für sie relevanten Daten. Benutzer 2 erhält nur Datentyp 2, Benutzer 1 erhält nur Datentyp 1, und Benutzer 3 erhält nur Datentyp 3.

Die Idealsituation

Es existiert ein zentrales Datenbanksystem, in dem alle relevanten Unternehmensdaten abgelegt werden. Dies kann das Produktivsystem, aber auch ein für diese Zwecke gestaltetes Data-Warehouse sein. Die SAP BO Suite verwaltet den Zugriff auf das Datenbanksystem und stellt somit das Bindeglied zwischen dem Anwender, dem Report und dem Datenbanksystem dar. Auf diese Weise bleibt das System wartbar, da die Schnittstellen zwischen Report und Daten überschaubar sind und der Nutzer mit Hilfe von SAP Business Objects Herr über die Report-Erstellung und –verwaltung bleibt.

Ich hoffe, dieser Blog konnte für dich oder dein Unternehmen ein Denkanstoß in die richtige Richtung geben, wenn es darum geht ein voll umfängliches Berichtswesen zu gestalten.