Homeoffice einrichten, Webshop aufbauen, Online bewerben, nach Hause liefern lassen. Schüler, Eltern, Grosseltern, Kleinstunternehmen, Grosskonzerne und Behörden waren in den letzten Wochen der Covid-19-Krise gleichermassen gefordert, den Anschluss an die Digitalisierung zu schaffen. Aber wie soll ein Dokument rechtsgültig unterzeichnet werden, ohne dieses zu scannen, zu kopieren oder die Post zu bemühen? Beat Steiner, Gründer der Swisscom Tochter Ajila, und Roger Wüthrich-Hasenböhler, Chief Digital Officer, erklären, wie's mit Digital Deals Sign funktioniert.
Auf dem Papier dauert eine Unterschrift Sekunden. Das ganze Drumherum ist aber mühsam – vor allem wenn zusätzlich auf soziale Distanz geachtet werden soll. Wie funktioniert das online – in 5 Minuten?
Beat: Das geht so: https://www.ajila.com/digital-deals-sign/ öffnen, das zu signierende Dokument als PDF hochladen und einige wenige persönlichen Daten sowie die eigene Mobiltelefonnummer eingeben. Danach kann mit einem Click das Dokument signiert oder weitere Personen zur Unterschrift eingeladen werden. Diese werden per Email benachrichtigt. Nach Bestätigung durch einen SMS Code oder Mobile ID ist das Dokument rechtsgültig unterzeichnet. Aber einfachsten und schnellsten einfach kurz das Video schauen.
Bin ich anschliessend auf der Plattform registriert und mein Dokument dort gespeichert?
Beat: Nein, es ist keine Registrierung notwendig, es muss auch keine Software installiert werden, und das Dokument wird nicht gespeichert.
Welche Dokumente und Verträge kann ich mit der Plattform signieren?
Wir bieten die zwei höchsten Levels der elektronischen Signatur an. Ab sofort die fortgeschrittene elektronische Signatur und demnächst die qualifizierte elektronische Signatur. Mittels der MobileID wird die entsprechende Unterschrift belegt. Einfacher geht es momentan nicht. In der Schweiz gelten für die meisten Verträge keine gesetzlichen Formvorschriften. Damit können Verträge mit elektronischen Signaturarten wie der fortgeschrittenen elektronische Signatur rechtsgültig abgeschlossen werden.
Ajila und Swisscom haben diese neue Lösung innert drei Wochen entwickelt, das Problem gabs aber schon vorher. Warum ging das jetzt plötzlich so schnell?
Roger Wüthrich-Hasenböhler: Nachfrage und Notwendigkeit haben uns angetrieben und Ajila, an der wir seit Dezember 2019 beteiligt sind, hat entscheidend zur schnellen Umsetzung beigetragen. Aber von Vorne: Im Rahmen der COVID19 Krise haben wir uns zusammen mit unseren Tochtergesellschaften überlegt, wie wir Schweizer Firmen und Behörden in dieser Situation noch besser unterstützen können. Swisscom bietet ja bereits Banken und Grossunternehmen Signatur-Services. Für Bankgeschäfte die Möglichkeit einer qualifizierten digitalen Signatur mit Video-Identifikation. Eine Möglichkeit, die übrigens seit dem 1. April dank einer befristeten Verordnungsänderung des Bundes auch andere Branchen nutzen können (siehe Kasten). Die Nachfrage danach ist in den letzten Wochen signifikant gestiegen. Für Privatpersonen und kleinere Unternehmen wollten wir einen möglichst einfachen Zugang zur elektronischen Signatur schaffen – ohne Einbindung in bestehende Prozesse oder IT und ohne Service-Vertrag.Hier kommt Ajila ins Spiel: Sie hilft Unternehmen seit 17 Jahren bei der Digitalisierung von Formularen, um oftmals komplexe Prozesse digital, effizienter und kundenfreundlicher zu machen. Ajila wurde von vielen Firmen darauf hingewiesen, dass bei ihnen die administrative Arbeit im Moment eine Hürde darstellt, und dass insbesondere auch das Unterschreiben von Dokumenten und Verträgen nur mit Verzögerung stattfindet. Da lag die Lösung für uns auf der Hand.
Beat: Ich war überzeugt, dass mit unserer Erfahrung eine schnelle Umsetzung möglich ist. Innerhalb von zwei Wochen haben wir das Konzept definiert, eine erste Version der Plattform erstellt und an den Markt gebracht. Im wahren Startup Modus mit mehreren Feedback Loops und direkten Anpassungen der Lösung. Dabei haben wir natürlich auch von der Digital Signing Expertise von Swisscom Trust Services sehr profitiert.
Roger, du hast erwähnt, dass Swisscom auch weitere Services für die elektronische Signatur anbietet. Wo liegen die Unterschiede zu Digital Deals Sign?
Roger: Swisscom Trust Services und Digital Identification & Signing ermöglichen die qualifizierte elektronische Signatur für höhere formale Ansprüche wie beispielsweise die Neueröffnung einer Bankbeziehung. Digital Deals Sign richtet sich an kleinere KMU und Privatpersonen, die einfach und rasch Dokumente rechtsgültig unterzeichnen wollen, ohne diesen Schritt vollständig in ihre Prozesse zu integrieren oder mit uns Service-Verträge abzuschliessen.
Ihr seid seit 10 Tagen live. Wer nutzt Digital Deals Sign?
Beat: Das Angebot richtet sich für uns hauptsächlich an Firmen und Schweizer Behörden. Privatpersonen und Einzelfirmen können den Dienst natürlich auch nutzen und auch für sie ist es ganz einfach Dokumente auf der Plattform hochzuladen und zu signieren. Das Angebot wird sehr rege genutzt und in kurzer Zeit wurden schon hunderte Dokumente signiert. Wir steigern jeden Tag die Anzahl Transaktionen und sind jetzt schon mit einer Handvoll Firmen in Kontakt, um die Lösung bei ihnen einzuführen.
Was kostet denn die Unterschrift eines einzelnen Vertrages?
Beat: Bis Ende Mai 2020 ist das Angebot kostenlos. Unser Ziel war es, so schnell wie möglich etwas für Schweizer Firmen und KMUs zu machen. Im Moment leiden viele Firmen an den Auswirkungen der Covid-19 Krise, und deswegen haben wir uns vorerst für ein kostenloses Angebot entschieden. Nach Entschärfung der Krise werden wir ein kostenpflichtiges Angebot einführen.
Digital Deals klingt nach mehr als nur Unterschrift. Was versteckt sich hinter der Plattform?
Beat: Viel mehr! Digital Deals soll zur Formulardrehscheibe der Schweiz werden. Das heisst, dass wir für jedes Bedürfnis, jeden Geschäftsprozess, der auf der Aufnahme von Daten über Formulare oder noch papierbasiert ist, digital umsetzen können. Firmen können mit Digital Deals ihre Abschlussraten erhöhen und ihren Kunden zeitgemässe digitale Erlebnisse bieten. Wir – Ajila und Swisscom - digitalisieren die Formulare fürs Leben…
Bereits etablierte Services für die qualifizierte elektronische Signatur
Grosskunden wie Banken, Versicherungen und anderen Dienstleistern bietet Swisscom schon seit einigen Jahren zwei etablierte Services für den rechtsgültigen elektronischen Vertragsabschluss:
- Der Signing Service von Swisscom Trust Services ist ein Cloud-Service für rechtsgültiges, elektronisches Signieren und Zeitstempeln von Dokumenten und Dateien. Mit der elektronischen Signatur werden die Integrität und/oder Authentizität von Dateien gegenüber einem Vertragspartner oder Gesetzgeber sichergestellt. Signatur-Anwendungsfälle werden nach Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) sowie der Verordnung der EU (EIDAS) wie auch die elektronische Archivierung (GeBüV) unterstützt. Für die Signatur werden keine Dokumente übermittelt, sondern nur Hash-Werte. Mehr dazu
- Der Digital Identification & Signing Service ermöglicht per Video-Identifizierung (die Fernidentifizierung eines Endnutzers, bei der anschliessend qualifiziert elektronisch signiert (QES) werden kann. Dafür benötigt der Endnutzer ein videofähiges Endgerät und einen für die Einreise in die Schweiz gültigen Ausweis. Die Video-Identifizierung ist in weniger als fünf Minuten abgeschlossen und die Nutzerdaten werden nach dem Vorgang digital zur Verfügung gestellt. Nach der digitalen Identifizierung kann elektronisch signiert werden. Geschäftsfallspezifisch können Sie zwischen der qualifizierten oder der fortgeschrittenen Signatur wählen, wobei die qualifizierte Unterschrift der handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist. Mehr dazu
Befristete Änderung der Verordnung über die elektronische Signatur
Das rechtsgültige elektronische Unterzeichnen von Verträgen wie Arbeitsvertrag oder VR-Beschlüssen erfordert eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Voraussetzung dafür ist heute in der Regel jedoch, dass die Unterzeichnenden bei einer Registrierungsstelle persönlich erscheinen und sich identifizieren lassen. Der Bund hat diese Verordnung per 1. April 2020 befristet gelockert. Seither gilt generell, was bisher schon im Finanzsektor möglich war, dass sich die Unterzeichnenden per Video in Echtzeit identifizieren. Voraussetzung ist, dass die Identifikation im Rahmen eines Verfahrens (siehe Digital Identification oben) durchgeführt wird, das den Anforderungen des Geldwäschereigesetzes entspricht oder eines Verfahrens, das in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union gemäss der entsprechenden EU-Verordnung (Nr. 910/2014) bewertet wurde. Mehr dazu
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