In einer lärmigen Umgebung oder in einem Gemeinschaftsbüro «locken» zahlreiche Ablenkungen. Diese sechs Tipps helfen Ihnen dabei, trotzdem konzentriert und fokussiert zu arbeiten.
Es ist das bekannte Leid jeder Büroarbeit: Gerade noch sassen wir konzentriert an unserer Aufgabe, als uns ein Kollege, ein Geräusch oder eine Kurznachricht auf dem Handy aus der Arbeit riss. Der «Flow», der Arbeitsfluss, ist versiegt, und wir fragen uns, wie wir uns nun wieder auf die Aufgabe konzentrieren sollen. Diese sechs Tipps helfen Ihnen, sich und Ihre Arbeit so zu organisieren, dass Sie auch unter suboptimalen Bedingungen konzentriert bleiben und Störungen auf ein Minimum reduzieren können.
1. Schwierige Aufgaben zuerst
Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach absteigendem Anstrengungsgrad. Die meisten Menschen sind in den ersten Arbeitsstunden noch frisch. Deshalb sollten Sie anstrengende, dringende oder schwierige Aufgaben zuerst anpacken. Danach folgen die einfacheren Jobs, und zum Schluss erledigen Sie die (langweiligen) Routineaufgaben. Dadurch entlasten Sie Ihren Geist, weil Sie nicht ständig an wichtige Arbeiten denken müssen, und verschwenden die wertvolle produktive Zeit am Morgen nicht für Routineaufgaben.
2. Führen Sie «nicht stören»-Zeiten ein
Schon kleinste Störungen können Sie aus Ihrem Fluss reissen. Gerade die produktiven Morgenstunden sollten Sie deshalb so ungestört wie möglich verbringen. Führen Sie «nicht stören»-Zeiten ein – und Zeiten, in denen Sie ein offenes Ohr für Anliegen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben. Kommunizieren Sie diese Zeiten, indem Sie beispielsweise Terminblocker im Kalender eintragen oder Kopfhörer aufsetzen. Allenfalls können Sie solche Ruhezeiten auch firmenweit einführen – und sei es nur, dass Sie interne Sitzungen, Teammeetings und dergleichen auf die wenig produktiven Zeiten nach dem Mittagessen verlegen.
3. Eliminieren Sie die kleinen Störer
Die digitale Welt hält zahlreiche Ablenkungen bereit, die Sie aus Ihrem «Flow» reissen. Schalten Sie deshalb in Momenten konzentrierter Arbeit alle diese kleinen Störer aus:
- Schalten Sie Ihr Smartphone in den Flugmodus oder zumindest auf lautlos
- Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen. Am besten schliessen Sie Ihr Mailprogramm gleich ganz.
- Wenn Sie Instant Messaging (Chat) wie Slack oder Skype for Business verwenden, setzen Sie Ihren Status auf «beschäftigt» oder «nicht stören», um nicht von Kurznachrichten abgelenkt zu werden.
4. Verlassen Sie das Büro
Wenn die Möglichkeit besteht, erledigen Sie die anspruchsvolle Morgenarbeit ausserhalb des Büros. Starten Sie an einem Ort in den Tag, an dem Sie sich wohlfühlen: zuhause, in einem Café, im Zug zur Arbeit oder in einen Coworking Space.
5. Halten Sie Wasser griffbereit
Wasser ist nicht nur gesund, sondern auch erfrischend. Wenn Sie erste Anzeichen von Müdigkeit oder Hunger verspüren, sollten Sie einen Schluck Wasser trinken. Halten Sie das Glas oder die Flasche griffbereit auf dem Pult. So können Sie sich einen Schluck gönnen, ohne sich allzu fest von der Arbeit ablenken zu lassen.
6. «Music makes the work go round»
Mit Musik geht vieles besser. Wenn Sie über Kopfhörer Musik bei der Arbeit hören, können Sie sich in die passende Arbeitsstimmung bringen. Ruhiger Jazz beispielsweise für anstrengende Zahlenbeigereien, oder Heavy Metal bei komplexen Offerten, für die Sie etwas Antrieb brauchen. Stellen Sie sich in Ihrer Lieblings-Musik-App eine Playlist zusammen, um wirklich nur die gewünschte Musik zu hören. Denn, in Anspielung an einen häufig verwendeten Songtitel: Music makes the work go round, mit Musik arbeitet es sich besser.
