Réussite chez UBS AG


«Nous avons réduit nos coûts d‘approvi-sionnement par 25 pour cent.»

Rudiguer Marbé,
Ressortleiter Beschaffung Schweiz, UBS AG




Economisé avec Conextrade: Grâce à Conextrade, l‘approvisionnement de la banque UBS est devenue beacoup plus éfficace et simple.


UBS traite une part toujours plus importante de ses approvisionnements par la plateforme commerciale Conextrade de Swisscom. Le résultat: des processus allégés et de fortes réductions de coûts.



Situation initiale

Dans de nombreuses grandes entreprises, l'approvisionnement des biens non liés directement à la production est relativement opaque, car ces opérations ne sont souvent pas traitées sur les systèmes informatiques et les commandes correspondantes doivent être trai-tées manuellement. Rien qu’en Suisse, UBS s’approvisionne chaque année en marchandises et prestations de service pour deux milliards de francs. Une grande part des commandes était traitée de manière décentralisée jusqu'à la fin des années 90, ce qui induisait des coûts et des délais importants, résultant d'interfaces manuelles, de ruptures de support et de redondance des données. Rudiguer Marbé, responsable du Ressort Approvisionnement d’UBS, indique à ce sujet: «Nous avions environ 300 000 comman-des de matériel de bureau par an; c'était un volume de transactions important qui immobilisait beaucoup de ressources de personnel. C'est pourquoi nous avons recherché des solutions pour augmenter l'efficacité.»



Solution

Pour améliorer encore l'efficacité, UBS s'est appuyée sur l'E-Procurement par la plateforme commerciale Conextrade de Swisscom. Cette dernière est une plateforme de transactions qui pratique le principe «many-to-one-to-many»: de nombreux acheteurs échangent leurs données avec de nombreux fournisseurs – et réciproquement.

Le résultat est un processus d'approvisionnement plus efficace avec un cercle défini de fournisseurs. Il n’y a plus de rupture de support et une forte réduction des coûts. «Avec la plateforme commerciale Conextrade, nous avons pu réduire le nombre de nos fournisseurs», dit Rudiguer Marbé. «Rien que dans le domaine de la logistique, nous avions 600 fournisseurs différents pour des petites pièces comme des lampes ou des outils. Depuis que nous nous sommes connectés à la plateforme commerciale, nous n'en avons plus que deux. Nous avons externalisé le stockage et la distribution. Nous n'avons plus besoin de nos propres magasiniers et nous avons toujours moins de personnel d’a-chat.»



Intérêt pour le client

Il y a désormais près de 4000 responsables de l'approvisionnement des matériels chez UBS qui accèdent via Intranet à la solution «MyShop», sur laquelle ils peuvent choisir les produits et les prestations nécessaires parmi les articles d'un catalogue composé par UBS, et les mettre dans un panier. Les processus de com-mande, de validation et de traitement des factures sont entièrement automatisés. Le processus d'approvisionnement a été fortement allégé par la réduction des interfaces (il en reste qu’une seule inter-face vis-à-vis des fournisseurs) et par la prise en charge du Content Management. «Nous avons réduit de 25% les coûts du processus d'approvisionnement lui-même et de 30% les coûts de personnel», résume Rudiguer Marbé. «Grâce à l'assistance et au traitement électroniques des processus de commande et de paiement, 70 personnes maîtrisent aujourd'hui un volume d'approvisionnement plus important que les 190 collaborateurs qui s'en occupaient auparavant.»

À l'heure actuelle, le service Approvi-sionnement Suisse d’UBS ne traite par voie électronique que 25% du volume d'approvisionnement, de 500 millions de francs par an. La solution sera développée jusqu'à ce que les processus de commande, de validation et de traitement des factures du plus grand nombre possible de produits non liés directement à la production soient automatisés. Lorsque l'étape finale sera atteinte, les coûts des processus pourront encore être réduits.

La rationalisation des processus d'approvisionnement par E-Procurement est dans l'air du temps. L'objectif actuel consiste à augmenter le cercle des sociétés raccordées, essentiellement du côté des fournis-seurs. La plate-forme commerciale Conextrade, agissant en tant que plateforme de transactions neutre, part du principe suivant: plus le nombre d'entreprises participant comme clients et comme vendeurs sera important, plus l'avantage que les sociétés raccordées en tireront sera grand.

UBS (PDF)




L'essentiel en bref

Les avantages en un coup d‘œil

  • Processus d‘approvisionnement allégés et efficaces
  • Processus définis, sûrs et sans erreur
  • Intégration complète dans les systèmes informatiques des acheteurs et des fournisseurs
  • Recherch rapide des articles dans le catalogue d‘achat
  • Intégration totale des fournisseurs dans les processus électroniques d‘approvisionnement
  • éducition de 25% des frais de proces-sus et de 30% des frais de personnel

Le projet en bref

  • Plate-forme commerciale électronique pour les achats et la vente efficaces d‘une large gamme de marchandises et de prestations.
  • ne seule interface permet les ache-teurs d‘écharger leurs données aves de nombreux fournisseurs.
  • Les processus automatisés réduisent fortement les coûts d‘approvision-nement.




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