Consigli contro le troppe e-mail
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5 consigli per evitare le valanghe di e-mail

Al lavoro dovete lottare ogni giorno per non essere sommersi dalle e-mail? Con questi cinque consigli potrete rendere più efficiente la vostra comunicazione e reindirizzare la posta verso canali più utili.

Le e-mail inviate ogni giorno nel 2020 sono state più di 300 miliardi e la tendenza è in aumento. Per quanto sorprendente possa sembrare, oggi esistono numerosi mezzi di comunicazione in grado di sostituire le e-mail in molte situazioni, offrendo più efficienza e riducendo la montagna quotidiana di e-mail. Questi consigli vi serviranno da spunto per una comunicazione snella ed efficiente nella vostra azienda.

1.    Evitare le mailing list infinite

Ah, le famose liste CC! Inviate le vostre e-mail solo alle persone direttamente interessate. In questo caso, la tendenza è la seguente: i destinatari da cui ci si aspetta una risposta vanno inseriti nel campo «A». Chi riceve l’e-mail solo per informazione va riportato nel campo «CC».

2.    Invece di una valanga di e-mail: telefonare

L’e-mail è una forma di comunicazione unilaterale, nel senso che non consente un’interazione diretta. Proprio come in una partita a scacchi per corrispondenza. Per scambiarsi opinioni e per ricevere una risposta alle proprie domande, è meglio prendere la cornetta del telefono (o le cuffie) oppure organizzare una breve riunione online. Quest’ultima può essere utile soprattutto quando sono coinvolte più persone e vi sono dubbi da chiarire. Così si risparmia il fastidioso e infinito rimpallo di e-mail.

3.    Inviare link anziché allegati

Questo consiglio non riduce la quantità di e-mail, ma consente di evitare i doppioni. Inviate solo il link a un documento, così siete sicuri che tutte le persone coinvolte lavorino alla stessa versione del file. A tal fine è indispensabile che il documento sia salvato in uno spazio di archiviazione accessibile online.

4.    Utilizzare la chat per messaggi brevi

Siete tra quelli che scrivono e-mail contenenti solo l’oggetto «Sono in ritardo di 5 minuti »? Per questi brevi messaggi che non devono essere conservati, la chat è uno strumento migliore dell’e-mail. Inoltre, la chat vi permette di comunicare comodamente il ritardo anche con lo smartphone mentre siete fuori dall’ufficio (ma non al volante!). Ah, «eom» significa «End of Mail».

5.    Utilizzare altri canali d’informazione

Le e-mail non sono per forza l’unico mezzo per lo scambio d’informazioni. In molte situazioni, invece del messaggio «push» via e-mail è sufficiente utilizzare un canale «pull», da cui i collaboratori possono procurarsi le informazioni autonomamente in prima persona. Ecco degli esempi:

  • SharePoint, intranet o l’area protetta del sito aziendale come piattaforma informativa: pubblicate qui le informazioni che non richiedono una reazione, come comunicazioni sull’azienda o per i collaboratori, verbali archiviati delle riunioni, progetti e prospetti.
  • Software per progetti e collaborazioni: salvate tutte le informazioni rilevanti in un unico luogo. Per farlo potete utilizzare numerosi strumenti, che spaziano dalle applicazioni online come Trello e Meistertask a Teams di Microsoft 365, fino ad arrivare a Microsoft Project.
  • Fissare appuntamenti: fissando gli appuntamenti con Microsoft Outlook/Exchange o con tool come Doodle evitate numerosi scambi di e-mail.

Un piccolo esercizio al riguardo: ispezionate la cartella della posta in arrivo e pensate a quali informazioni avreste potuto scambiare anche utilizzando un altro canale.

La telefonia di Microsoft Teams di Swisscom

Microsoft Teams diventa un impianto telefonico: con la telefonia di Microsoft Teams è possibile effettuare e ricevere chiamate in tutto il mondo direttamente dall’app del desktop e mobile con il proprio numero di rete fissa e con la consueta qualità Swisscom. Così i vostri collaboratori oltre a comunicare in modo più efficiente, collaborano in modo più semplice attraverso le app integrate di Microsoft 365.

Articolo aggiornato a maggio 2019.

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