Esempi concreti dei vantaggi del cloud per le PMI
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Otto esempi concreti di come le PMI possono ottenere maggiore efficienza con il cloud

A volte sono le piccole cose a portare grandi benefici. Anche alcuni di questi esempi di applicazione concreta riguardanti il cloud possono essere implementati rapidamente. Le aziende guadagnano in questo modo non solo tempo ed efficienza, ma diventano anche più professionali.

Probabilmente utilizzate già il cloud, ad esempio, per il vostro sito internet o per la posta elettronica. Ma il cloud può fare di più. Questi esempi pratici mostrano come le offerte cloud possono far risparmiare tempo alla vostra azienda e renderla più efficiente. Tutto ciò va a vantaggio delle aziende con un servizio esterno ma, più in generale, anche di tutte le altre, soprattutto quando si tratta di proteggere i documenti aziendali.

1. I collaboratori ben informati danno un’impressione di maggiore professionalità

Cominciamo con un classico: i vostri collaboratori del servizio esterno o voi stessi siete fuori sede. Sia voi che i vostri collaboratori avete probabilmente accesso alle e-mail e agli appuntamenti sul vostro cellulare. Pertanto, avete sempre a portata di mano gli appuntamenti aggiornati. Questo consente di risparmiare tempo, perché i collaboratori del servizio esterno sanno sempre dove recarsi. Non sono più necessari chiarimenti telefonici, né spostamenti inutili.

Lo stesso beneficio si ottiene quando i dati per l’attività quotidiana sono disponibili in una soluzione di archiviazione online. Offerte, ordini, informazioni sui progetti, dati di un cliente, pianificazioni e foto (maggiori informazioni in seguito): tutti questi dati sono sempre aggiornati e pronti all’uso. Gli appunti su carta potrebbero essere dimenticati in ufficio o non essere aggiornati, mentre lo smartphone o un eventuale tablet o il notebook viaggiano sempre con voi (ok, quasi sempre). I collaboratori ben preparati e informati danno un’impressione di maggiore professionalità, ovvero sanno il fatto loro. Questo aiuta a sua volta, a costruire un rapporto di fiducia e a rafforzare le relazioni con i clienti.

2. Catturare situazioni con la fotocamera dello smartphone

In molte professioni ci sono momenti in cui la fotocamera dello smartphone è uno strumento di lavoro utile. Situazioni, bozze e simili possono essere immortalati, condivisi tramite una soluzione di archiviazione online o un servizio fotografico ed essere discussi con gli altri. Ecco alcuni esempi:

  • Il responsabile di progetto immortala la situazione di un immobile ancora in costruzione con foto o video, per poter poi istruire gli installatori al proprio rientro in azienda.
  • Il giardiniere paesaggista, durante il primo colloquio con il cliente, fotografa il giardino per poi fornire proposte progettuali.
  • Una società immobiliare fotografa un appartamento per utilizzare le immagini nell’inserzione.
  • Dopo la riunione in ufficio, un partecipante immortala la whiteboard e il blocco note con la fotocamera dello smartphone e in seguito condivide le foto con gli altri partecipanti.

3. Sostituire rapidamente gli smartphone difettosi senza perdita di dati

Nel servizio esterno gli smartphone sono spesso esposti a condizioni tutt’altro che ideali: polvere, sporcizia, umidità, caldo e freddo mettono a dura pura questi apparecchi mobili. Di conseguenza, gli smartphone vengono spesso sostituiti perché difettosi. Tanto meglio, se tale sostituzione può avvenire in fretta e senza perdita di dati!

In questo caso, la sincronizzazione dei dati con il cloud è molto utile. Contatti, foto, documenti Office e simili possono essere archiviati online. Un backup dell’intero apparecchio, anch’esso nel cloud, facilita la sostituzione. Questo vale soprattutto per gli smartphone che non possono più essere accesi o il cui schermo è difettoso. Se tutti i dati vengono memorizzati non solo sullo smartphone, bensì nel cloud, voi o i vostri collaboratori risparmiate tempo quando sostituite un apparecchio difettoso.

4. Occuparsi dell’amministrazione delle PMI via cloud da casa

Per i direttori aziendali il fine settimana è spesso il momento in cui si ha tempo da dedicare all’amministrazione. Per di più forse i responsabili non desiderano che i collaboratori sbircino la contabilità aperta sullo schermo in ufficio. Tanto meglio se questi lavori possono essere svolti da casa. Un software per la contabilità, la fatturazione, i solleciti, ecc. basato su cloud soddisfa questi requisiti. Non è necessario recarsi in ufficio.

Questo non si applica solo ai dati aziendali sensibili. In generale, il cloud semplifica il flusso di informazioni all’interno dell’azienda, ma anche con i fornitori e i clienti. Le soluzioni di archiviazione online, come Microsoft OneDrive e SharePoint Online, consentono l’accesso sicuro ai documenti da qualsiasi luogo, favorendo, in particolare, anche il lavoro in home office. E avrete anche un ulteriore vantaggio: più persone possono lavorare su un documento contemporaneamente.

Con questi consigli potete lavorare in modo efficiente, fuori sede e durante le visite ai clienti.
In officina, dai clienti o a casa: con il cloud avete sempre l’ufficio a portata di mano. (Foto: Getty Images)

5. Gestione flessibile e semplice dei collaboratori

In ogni azienda si verificano avvicendamenti del personale. Ciò significa anche configurare, disattivare o modificare gli account per computer, e-mail e simili. Un lavoro laborioso, se gli account devono essere impostati in luoghi diversi, e un rischio, se si dimentica di disattivare un account in caso di dimissioni.

Le offerte cloud come Office 365 semplificano la gestione dei collaboratori. È possibile aprire un account per i nuovi collaboratori o effettuare il cambio nome di una persona che si è sposata a livello centrale. Allo stesso modo, è possibile disattivare un account, che annulla anche la licenza, risparmiando così tempo con le modifiche e pagando solo il numero di licenze di cui avete realmente bisogno.

6. Ampliare lo spazio di archiviazione nel cloud con un clic del mouse

Più un’azienda è digitale, maggiore è la quantità di dati di cui dispone. La posta in arrivo si riempe, le offerte e gli ordini devono essere archiviati. E se si utilizzano spesso le fotografie, anche queste occupano più spazio.

Salvare tutti questi dati a livello locale o nella rete aziendale implica molti costi aggiuntivi. Il server o il Network Attached Storage (NAS) ha bisogno di nuovi dischi rigidi che devono essere acquistati e attivati. Per non parlare del backup! Anche questo richiede più tempo e spazio, se la quantità di dati cresce.

Nel cloud, l’upgrade dello spazio di archiviazione non è gratuito, ma viene effettuato con pochi clic del mouse. Lo spazio aggiuntivo può essere affittato. Questo vale anche per altre risorse, come la potenza di calcolo di un server nel cloud. E quando il fabbisogno di risorse diminuisce di nuovo, la «capacità superflua» può essere semplicemente ridimensionata.

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7. Aggiornamenti software inclusi

Quanto tempo dedicate all’aggiornamento di software e sistemi operativi in azienda? Forse avete assegnato questo compito al vostro fornitore di servizi IT nell’ambito di un contratto di servizio.

Se gli aggiornamenti vengono trascurati o effettuati troppo tardi, le falle nella sicurezza possono fornire aree di attacco per i cybercriminali, ovvero trojan crittografico (ransomware), vale a dire un software che cripta tutti i dati disponibili e li rilascia solo dietro pagamento di un riscatto.

Utilizzando i software sul cloud, risparmiate tempo e disponete di un prodotto sempre aggiornato, perché il fornitore si occupa della manutenzione e dell’aggiornamento continuo. Questo servizio è incluso nell’abbonamento.

8. L’hardware si guasterà

Lo scenario peggiore non deve essere rappresentato necessariamente da un incendio o da danni causati dall’acqua. Mettiamo il caso che qualcuno rovesci del caffè su un dispositivo, che si verifichi un’interruzione di corrente o un cortocircuito danneggi i componenti elettronici sensibili, oppure che il meccanismo di un disco rigido smetta di funzionare. Ed è garantito che accadrà nel momento meno opportuno.

Con il cloud potete sorseggiare in tranquillità il vostro caffè, perché i dati sono protetti da tali guasti. Ciò vale sia per i dati utilizzati quotidianamente che per i backup.

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