Configurare l'home office, creare webshop, candidarsi online, far consegnare a casa. Nel corso delle ultime settimane dell'emergenza Covid 19, scolari, genitori, nonni, imprese di piccolissime dimensioni, grandi gruppi e autorità hanno dovuto tutti allo stesso modo superare la sfida di creare l'accesso alla digitalizzazione. Ma come si fa ad apporre su un documento una firma giuridicamente valida, senza scansionarlo, copiarlo o recarsi in posta? Beat Steiner, fondatore della società affiliata di Swisscom Ajila, e Roger Wüthrich-Hasenböhler, Chief Digital Officer, spiegano come funziona Digital Deals Sign.
Sulla carta per apporre una firma ci vuole qualche secondo. Ma tutto il resto è faticoso – soprattutto se si deve anche prestare attenzione al distanziamento sociale. Come funziona online – in cinque minuti?
Beat: Funziona così: Si va su https://www.ajila.com/digital-deals-sign/, si carica il documento da firmare in formato PDF e qualche dato personale compreso il proprio numero di cellulare. Dopodiché si può firmare il documento con un click o invitare altre persone, che ricevono la comunicazione per e-mail, ad apporre la propria firma. Dopo la conferma tramite un codice SMS o Mobile ID, il documento è sottoscritto con firma giuridicamente valida. Guardare il video per una spiegazione semplice e veloce.
Dopodiché sono registrato sulla piattaforma e il mio documento viene salvato su di essa?
Beat: No, non è necessaria una registrazione, non occorre nemmeno installare un software e il documento non viene salvato.
Quali documenti e contratti posso firmare con la piattaforma?
Offriamo i due massimi livelli della firma elettronica. Da subito la firma elettronica avanzata e prossimamente la firma elettronica qualificata. La conferma della rispettiva firma avviene tramite Mobile ID. Al momento più facile di così non si può. In Svizzera per la maggior parte dei contratti non vigono requisiti di forma legali. Pertanto con i tipi di firma elettronica come la firma elettronica avanzata è possibile concludere contratti giuridicamente validi.
Ajila e Swisscom hanno sviluppato questa nuova soluzione in tre settimane, ma il problema esisteva già prima. Perché adesso improvvisamente si è riusciti in modo così veloce?
Roger Wüthrich-Hasenböhler: La domanda e la necessità ci hanno spinto e Ajila, alla quale compartecipano da dicembre 2019, ha contribuito in maniera decisiva alla rapida realizzazione. Ma partiamo dall'inizio: nell'ambito dell'emergenza COVID 19 abbiamo pensato insieme alle nostre società affiliate a come potessimo supportare ancora meglio le imprese e le autorità svizzere. Swisscom offre già alle banche e alle grandi aziende servizi di firma. Per le operazioni bancarie la possibilità di una firma digitale qualificata con identificazione video. Una possibilità di cui dal 1° aprile, grazie a una modifica temporanea dell'ordinanza della Confederazione, possono usufruire anche altri settori (si veda riquadro). Nelle ultime settimane la domanda è cresciuta significativamente. Per le persone fisiche e le piccole imprese volevamo creare un accesso possibilmente semplice alla firma elettronica – senza integrazione nei processi in essere o nell'IT e senza contratto di servizio. È qui che entra in gioco Ajila: da 17 anni aiuta le imprese nella digitalizzazione dei formulari per rendere processi spesso complessi digitali, più efficienti e semplici per i clienti. Molte aziende hanno fatto presente ad Ajila che attualmente per loro il lavoro amministrativo rappresenta un ostacolo e che in particolare la firma di documenti e contratti avviene in ritardo. A questo punto per noi la soluzione era scontata.
Beat: Ero convinto che con la nostra esperienza sarebbe stata possibile una realizzazione rapida. Nell'arco di due settimane abbiamo definito il piano, creato una prima versione della piattaforma ed effettuato il lancio sul mercato. In vera e propria modalità startup, con diversi cicli di feedback e adeguamenti diretti della soluzione, beneficiando ovviamente molto anche dell'expertise di Swisscom Trust Services nel campo del Digital Signing.
Roger, dicevi prima che Swisscom offre anche altri servizi per la firma elettronica. Quali sono le differenze rispetto a Digital Deals Sign?
Roger: Swisscom Trust Services e Digital Identification & Signing consentono la firma elettronica qualificata per requisiti formali più elevati come per esempio la nuova apertura di una relazione bancaria. Digital Deals Sign è pensato per le PMI di dimensioni minori e le persone private che vogliono apporre una firma giuridicamente valida ai loro documenti in maniera semplice e veloce, senza dover prima integrare questo passo completamente nei loro processi o concludere con noi contratti di servizio.
La soluzione è sul mercato da dieci giorni. Chi utilizza Digital Deals Sign?
Beat: Per noi l'offerta è rivolta principalmente alle aziende e alle autorità svizzere. Ovviamente anche le persone fisiche e le ditte individuali possono utilizzare il servizio e anche per loro è semplicissimo caricare e firmare i documenti sulla piattaforma. L'offerta è molto utilizzata e in breve tempo sono stati firmati centinaia di documenti. Ogni giorno incrementiamo il numero delle transazioni e siamo già in contatto con diverse aziende per introdurre la soluzione presso di loro.
Quanto costa la firma di un singolo contratto?
Beat: Fino a fine maggio 2020 l'offerta è gratuita. Il nostro obiettivo consiste nel fare qualcosa il più rapidamente possibile per le aziende e le PMI svizzere. Al momento molte aziende subiscono le conseguenze dell'emergenza Covid 19 e pertanto abbiamo deciso di mettere a disposizione l'offerta gratuitamente per il momento. Una volta che l'emergenza si allenterà, introdurremo un'offerta a pagamento.
Digital Deals fa pensare a qualcosa che va oltre la mera firma. Cosa si cela dietro alla piattaforma?
Beat: Molto di più! L'obiettivo è che Digital Deals diventi il perno per i formulari della Svizzera. Questo significa che, per ogni esigenza, siamo in grado di rendere digitale ogni processo commerciale che per la registrazione dei dati tramite formulario è ancora cartaceo. Con Digital Deals le aziende possono aumentare il loro tasso di stipulazione e offrire ai loro clienti esperienze digitali moderne. Noi – Ajila e Swisscom - digitalizziamo i formulari per tutta la vita…
Servizi già affermati per la firma elettronica qualificata
Ai grandi clienti, come banche, assicurazioni e altri fornitori di servizi, Swisscom offre da qualche anno due servizi affermati per la stipulazione elettronica e giuridicamente valida di contratti:
- · Il Signing Service di Swisscom Trust Services è un servizio cloud per le firme elettroniche e le marche temporali giuridicamente valide di documenti e file. Con la firma elettronica si garantisce l'integrità e/o l'autenticità dei file a un partner commerciale o legislatore. I casi applicativi di firma vengono supportati ai sensi della legge federale sulla firma elettronica (FiEle), il regolamento dell'UE (EIDAS) e l'archiviazione elettronica. Per la firma non vengono trasmessi documenti bensì solo valori hash. Maggiori informazioni in merito
- · Il Digital Identification & Signing Service consente tramite identificazione video l'identificazione a distanza di un utente nell'ambito della quale è possibile apporre la firma elettronica qualificata (FEQ). L'utente deve disporre di un terminale compatibile con i video e di un documento d'identità che autorizza a entrare in Svizzera. L'identificazione video richiede meno di cinque minuti, dopodiché i dati dell'utente vengono messi a disposizione in formato digitale. Dopo l'identificazione digitale è possibile apporre la firma elettronica. A seconda del caso operativo, si può scegliere tra la firma qualificata e avanzata, tenendo presente che la firma qualificata viene considerata come la firma a mano. Maggiori informazioni in merito
Modifica temporanea dell'ordinanza sulla firma elettronica
La firma elettronica giuridicamente valida di contratti come contratti di lavoro o delibere del CdA richiede una cosiddetta firma elettronica qualificata. Di norma, oggi il requisito è tuttavia che il sottoscrivente si presenti personalmente presso un'autorità per la registrazione e si faccia identificare. Il 1° aprile 2020 la Confederazione ha temporaneamente allentato questa ordinanza. Da allora, in generale vale quanto era già possibile per il settore finanziario, ovvero che il sottoscrivente si identifichi tramite video in tempo reale. Il requisito è che l'identificazione venga eseguita nell'ambito di una procedura (si veda Digital Identification sopra) che rispetta le condizioni della legge sul riciclaggio di denaro o una procedura valutata in uno Stato membro dell'Unione Europea ai sensi del regolamento UE (N. 910/2014). Maggiori informazioni in merito
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