FAQ fornitori ARIBA

L’utilizzo della rete SAP Ariba Network genererà un valore aggiunto anche per i fornitori. Swisscom vede i seguenti vantaggi:

• Riduzione dei costi amministrativi per spese di affrancatura, stampa e spedizione
  
• Panoramica online dello stato dei vostri ordini (solo con account Enterprise)
  
• Trasparenza e tracciabilità delle date di registrazione e pagamento delle fatture
  
• Elevata precisione nell’emissione delle fatture e minori discrepanze nella contabilità
  
• Accesso alla più grande rete commerciale del mondo
  

I fornitori di Swisscom hanno due possibilità per utilizzare la rete Ariba:

• account standard (gratuito)
  
• account Enterprise (a pagamento)
  

Per lo scambio di documenti e informazioni con Swisscom è possibile utilizzare un account standard o un account Enterprise. In qualità di fornitore, al momento della registrazione riceverà automaticamente un account standard gratuito. Se desidera un account Enterprise, può effettuare l’upgrade a pagamento su Ariba Network. La scelta di utilizzare un account standard o Enterprise per lo scambio di documenti spetta esclusivamente al fornitore.

Inserire panoramica account(apre una nuova finestra)

Account standard

L’utilizzo dell’account standard è gratuito per i fornitori, indipendentemente dal volume delle transazioni e dai documenti scambiati attraverso la rete Ariba.

I fornitori hanno sempre accesso agli ordini e creano le fatture tramite un link che ricevono via e-mail.

Account Enterprise

L’account Enterprise è associato a funzionalità avanzate. L’account Enterprise è disponibile nelle versioni «Premium», «Bronze», «Silver», «Gold» o «Platinum». A seconda del volume della transazione e del numero di documenti inviati, possono essere applicate commissioni diverse.

In qualità di fornitore, può eventualmente utilizzare l’account Enterprise gratuitamente. I relativi regolamenti in vigore sono disponibili al seguente link.

Per i dettagli sui livelli di abbonamento e i valori soglia, visitare il sito: https://www.ariba.com/it-it/ariba-network/ariba-network-for-suppliers/accounts-and-pricing(apre una nuova finestra)

Scorrere questa pagina verso il basso per scaricare le tariffe o la panoramica degli abbonamenti per la propria regione.

Per informazioni sulla protezione dei dati, consultare il sito web di SAP Ariba all’indirizzo: https://www.ariba.com/de-de/gdpr(apre una nuova finestra)

Il portale Ariba può essere utilizzato con i seguenti browser internet certificati:

• Apple Safari 9+ (64 Bit). Il nuovo design Ariba non è supportato da Safari su dispositivi mobili
  
• Microsoft Internet Explorer 11 (32 bit). La modalità di compatibilità non è supportata
  
• Microsoft Edge 25
  
• Google Chrome 53 - 55 (64 Bit)
  
• Mozilla Firefox 48 - 50 (64 Bit)
  

Per avviare relazioni commerciali con Swisscom, deve essere registrato e qualificato come creditore e/o fornitore. I responsabili degli acquisti la inviteranno via e-mail.

Istruzioni: Processo SLP (Registrazione e qualificazione)(apre una nuova finestra)

Istruzioni: Panoramica delle fatture e lista delle poste aperte(apre una nuova finestra)

Impostazioni di base (profilo società) in SAP Ariba(apre una nuova finestra)

Istruzioni: Registrazione della RemittanceID(apre una nuova finestra)

Le spese di spedizione devono essere indicate nell’intestazione della fattura, perché in Svizzera sono soggette all’IVA e occorre tenerne conto..

I numeri di fattura devono essere inseriti senza spazi o caratteri speciali e avere una lunghezza massima di 16 caratteri.Sono ammessi caratteri alfanumerici, ma solo in maiuscolo.

In linea di principio, gli importi in centesimi dovrebbero essere fatturati con precisione e non arrotondati. I dettagli sull’emissione sono riportati nelle istruzioni per la creazione delle fatture.

Non è necessario creare direttamente un modulo di acquisizione servizio.L’emissione di una fattura per un ordine di servizi comporta la pubblicazione automatica di un modulo di acquisizione servizi.
La procedura è descritta nella guida Fatturazione con riferimento ordine di servizio. Un punto importante è la registrazione della quantità e dell’unità di quantità.

Dynamic Discounting (EN)(apre una nuova finestra)
Istruzioni: Configurazione Dynamic Discounting(apre una nuova finestra)

Per gestire la pagina iniziale, seguire la procedura riportata di seguito:

1. Nella sezione «Ordini, fatture e pagamenti», fare clic su «Altro»
   
2. Fare clic su «Gestisci riquadri predefiniti»
   
3. Nella pagina «Gestisci riquadri di azione nel quadrante Pagina iniziale» ora sono visibili due colonne: «Riquadri disponibili» e «Riquadri selezionati». È possibile selezionare e rimuovere i riquadri di azione come si desidera.
   
4. Nella colonna «Riquadri selezionati» è possibile selezionare fino a quattro riquadri. Nel caso in cui ci siano già quattro riquadri, è necessario rimuoverne uno prima di poterne aggiungere uno nuovo con drag and drop.
   
5. Fare clic su «Fine» per salvare le modifiche.
   

RELAZIONI CLIENTE

• Nel menu «Impostazioni account», fare clic sul link «Impostazioni» e poi su «Relazioni cliente»Es kann ausgewählt werden, ob die Kundenbeziehungen entweder automatisch oder manuell akzeptieren werden sollen
  
• È possibile decidere se le relazioni con i clienti devono essere accettate automaticamente o manualmente
  
• Nella sezione «In attesa», approvare o rifiutare le richieste di relazione in attesa Nella sezione «Corrente» è possibile visualizzare i profili e i portali informativi dei clienti attuali. I clienti respinti possono essere verificati nella sezione «Rifiutati»
  

Questo consente di esaminare le regole di transazione dei clienti

• Selezionare il menu a tendina «Impostazioni società» e fare clic su «Relazioni cliente» sotto «Impostazioni account»
  
• La lista dei clienti viene visualizzata: fare clic sul nome del cliente
  
• Fare clic sulla lista dei clienti e scorrere verso il basso fino alla sezione «Regole di fatturazione generali»
  
• Se il cliente ha attivato le regole di fatturazione specifiche del paese, il paese di origine della fattura può essere selezionato dal menu a tendina. Fare clic su «Fine»
  

In questo modo si può vedere se un cliente ha bisogno di una conferma d’ordine prima di emettere una fattura per un ordine d’acquisto o se permette la retrodatazione delle fatture.

Conoscendo le regole di transazione di un cliente, si può ridurre il numero di errori di fatturazione e di fatture rifiutate.

RUOLI UTENTE 

Gestione dei ruoli utente

Assegnare ruoli utente e autorizzazioni ai collaboratori in base alla loro funzione all’interno dell’azienda:

• Amministratore del profilo società
  
• Autore/gestore dei lead
  
• Gestore di proposte e contratti
  
• Gestore degli ordini
  
• Gestore delle fatture
  

Comunicare ai singoli utenti e ai team della propria azienda a quale account Ariba sono assegnati, in modo che siano ben preparati a rispondere alle domande e a collaborare con i compratori.

L’amministratore è il principale punto di contatto per gli utenti in caso di domande o problemi. È responsabile della creazione/configurazione e gestione degli account. Ciò significa che crea utenti e assegna ruoli/permessi agli utenti dell’account. Ogni ruolo ha un nome univoco e una serie di autorizzazioni associate. Esempio: l’amministratore crea un ruolo che permette al collaboratore di elaborare gli ordini di acquisto in entrata e di creare le fatture. A seconda dei compiti da svolgere, gli utenti possono avere più ruoli.

Per aggiungere un utente da amministratore:

Aggiungi utente

1. Fare clic in alto a destra sul quadrante alla voce «Impostazioni account», «Impostazioni» e selezionare «Utenti».
   
2. Creare prima i ruoli e poi gli account utente. Poi assegnare i ruoli agli account.
   

Nota:

• È possibile creare un massimo di 10 ruoli specifici per gli utenti.
  
• Gli amministratori degli account possono ripristinare le password utente dimenticate. Se è necessario per motivi di sicurezza, è anche possibile forzare il ripristino della password utente. Per ripristinare la password di un utente, modificare l’utente e fare clic su «Ripristina password».
  
• Prima di cancellare un ruolo, è necessario riassegnare gli utenti a un altro ruolo. Non è possibile cancellare alcun ruolo a cui sono assegnati utenti.
  
• Se un collaboratore si dimette o assume un’altra posizione all’interno dell’azienda, l’account utente associato non è più necessario. Si consiglia di cancellare l’utente o di assegnare i suoi dati di accesso a un altro collaboratore. Se si riassegnano i dati di accesso, anche la configurazione e i dati dell’utente precedente vengono mantenuti.
  
• Per ogni ANID possono essere creati fino a 250 account utente. Gli utenti possono avere ruoli/autorizzazioni diversi che corrispondono ai compiti effettivi dell’utente. Gli utenti hanno accesso a tutti o solo ad alcuni clienti assegnati dall’amministratore. Per impostazione predefinita, gli utenti non sono visibili ai propri clienti e non possono essere cercati da loro.
  
• Tutti gli utenti hanno accesso alla pagina «Il mio account» con le informazioni generali di contatto e le impostazioni della lingua preferita. Ogni autorizzazione concede agli utenti l’accesso a ulteriori aree del proprio account della società. Le autorizzazioni possono anche controllare quali tipi di notifica possono essere configurati dagli utenti.
  

Per aggiornare le proprie informazioni utente:

• Fare clic nella parte superiore destra del quadrante sul proprio nome e selezionare «Il mio account».
  
• Aggiornare le informazioni nella scheda «Impostazioni account» e inserire i dati personali e le impostazioni per la lingua, il fuso orario e la valuta preferiti.
  

Nota: Per impostazione predefinita, i clienti possono visualizzare il nome, il numero di telefono e l’indirizzo e-mail dell’amministratore dell’account. Se non si desidera che i clienti possano vedere queste informazioni, spuntare la casella accanto a «Nascondi le mie informazioni di contatto personali» nella sezione «Informazioni predefinite per le informazioni di contatto».

• Fare clic su «Salva»
  

Notifiche

Nella scheda «Notifiche» è possibile controllare quali notifiche di sistema si desidera ricevere e definire a quali indirizzi e-mail inviarle.

È possibile definire impostazioni predefinite per le notifiche per specificare su quali eventi si desidera essere informati. È possibile visualizzare e gestire le impostazioni per le notifiche in base alle autorizzazioni attive per il proprio account utente. Contattare l’amministratore dell’account se si necessita aiuto per configurare le impostazioni predefinite per le notifiche.

Per configurare le notifiche procedere come segue:

1. Fare clic su «Impostazioni account» nella parte superiore del quadrante e selezionare «Notifiche».
   
2. Attivare la casella di spunta per ogni tipo di notifica che si desidera ricevere. Per ogni tipo di notifica è possibile inserire fino a tre indirizzi e-mail, separati tra loro da una virgola, ma SENZA spazi.
   
3. Fare clic su «Salva».
   

I seguenti documenti possono essere scambiati elettronicamente tra Swisscom e i fornitori attraverso Ariba Network:

• Ordini di merci e servizi
  
• Conferme d’ordine
  
• Conferme di consegna
  
• Entrate merci
  
• Moduli acquisizione servizi (giustificativi ore)
  
• Fatture e note di credito
  

Elaborazione di un ordine di materiale(apre una nuova finestra)
Elaborazione di un ordine di servizio(apre una nuova finestra)

Elaborazione di un ordine di materiale(apre una nuova finestra)
Elaborazione di un ordine di servizio(apre una nuova finestra)

• È possibile creare un avviso di spedizione tramite l’account Ariba una volta spediti gli articoli. È possibile inviare più avvisi di spedizione per ogni ordine. Fare clic sul pulsante «Crea ship notice».
  
• Inserire le informazioni richieste nel modulo con le posizioni di spedizione. L’ID della bolla di accompagnamento è un numero scelto a piacere che può essere utilizzato per identificare l’avviso di spedizione. Selezionare «Carrier Name», «Tracking #» e il tipo di invio.
  
• Inserire i dati di spedizione e fare clic su «Aggiorna indirizzo».
  
• Dopo aver verificato la conferma della spedizione, fare clic su «Invia»
  
• Gli avvisi di spedizione forniscono una migliore comunicazione per evitare inutili chiamate al reparto Assistenza clienti
  
• Dopo l’invio della notifica di spedizione, lo stato dell’ordine passa a «Inviato». Gli avvisi di spedizione inviati possono essere visualizzati nella posta in uscita o facendo clic sul link sotto i documenti corrispondenti nella vista ordini.
  

Non è possibile. I contenuti di Ariba Network vengono visualizzati nella stessa lingua del browser internet.

È possibile creare un link quando si apre un nuovo account. Per creare un link in un secondo momento, contattare il supporto SAP Ariba.

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